Datenschutz Bewerbungsverfahren
November 23, 2021 2024-09-30 8:32Datenschutz Bewerbungsverfahren
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Datenschutzhinweise im Bewerbungsverfahren
gemäß Artikel 13, 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Liebe Bewerbende,
wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich bei uns bewerben möchten. Anbei finden Sie Informationen über den Umgang mit den personenbezogenen Daten Ihrer Bewerbung. Nachfolgend erklären wir, welche Datenkategorien wir über Sie erheben, wozu dies erforderlich ist, wer diese Daten erhält, wie lange diese gespeichert werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben.
- Verantwortlicher – Name und Kontaktdaten
Getreidemarkt 14
1010 Wien
Österreich
Telefonnummer: 0043 664 436 85 04
E-Mail: office@xenios-hospitality.com
- Kategorien personenbezogener Daten
Es werden folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet:
- Personendaten (z. B. Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit)
- Adress- und Kontaktdaten (z. B. Wohnadresse, private Telefonnummer, Mobilfunknummer und E-Mail-Adresse)
- Daten zum schulischen und beruflichen Werdegang (z. B. Berufsausbildung, akademischer Werdegang)
- Arbeitszeugnisse, Qualifikationen, Zertifikate sowie sonstige berufliche Erfahrungen, Referenzen
- Lebenslauf ggf. mit Bewerbungsfoto
- Erhobene Daten im Rahmen der Korrespondenz
- Anderweitige Daten, die Sie uns im Lebenslauf bzw. im Bewerbungsprozess mitteilen (z. B. Interessen, ehrenamtliche Tätigkeiten)
- Quelle der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung von Ihnen erhalten haben.
- Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO i. V. m. ausschließlich zur Besetzung einer Stelle und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Hiervon umfasst ist beispielsweise die Verwaltung Ihrer Bewerbungsunterlagen, die Bewertung Ihrer Qualifikationen, die Durchführung von Bewerbungsgesprächen und die Einstellungsentscheidung.
Sie haben die Möglichkeit, sich über unser Karriereportal für eine Position bei uns zu bewerben. Wir begrüßen Ihre Bewerbung und benötigen bestimmte Informationen von Ihnen, um festzustellen, ob wir Ihnen eine passende Stelle anbieten können. Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie beim Ausfüllen Ihrer Bewerbung angeben, einschließlich akademischer Titel, Name, Kontaktdaten, Interessen, Lebenslauf, Motivationsschreiben, Empfehlungsschreiben sowie weitere Informationen und Dokumente, die Sie bereitstellen oder die wir über Dritte erhalten (z. B. Suchmaschinen, soziale Netzwerke).
Für Zwecke der Bewerber:innensuche, Einreichung von Bewerbungen und Auswahl von Bewerber:innen können wir unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben, Bewerber:innenmanagement-, bzw. Recruiting-Software und Plattformen und Leistungen von Drittanbietern in Anspruch nehmen.
Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten möglicherweise von einem unserer Dienstleister (sogenannte „Auftragsverarbeiter“; siehe Punkt 7) im Auftrag von Xenios verarbeitet werden. Diese Auftragsverarbeiter umfassen insbesondere IT-Dienstleister, Anbieter von Tools und Softwarelösungen sowie ähnliche Dienstleister. Unsere Auftragsverarbeiter verarbeiten Ihre Daten nur gemäß unseren Anweisungen und für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre erteilte Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Bitte beachten Sie, dass wir das Bewerbungsverfahren gegebenenfalls abbrechen müssen, wenn Sie uns die für die Nutzung des Karriereportals erforderlichen Daten nicht oder nicht ausreichend zur Verfügung stellen. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses sowie für den Fall, dass Rechtsansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (mindestens sechs Monate nach einer Absage aufgrund möglicher Ansprüche aus dem GlBG). Ihre Daten können auch über diese Zeit hinaus gespeichert werden, sofern Sie Ihre Einwilligung zur weiteren Speicherung erteilen. Sie können sich über den folgenden Link bei uns bewerben: https://xenios-hospitality.com/jobs-karriere/.
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Aufnahme in den Bewerbungspool geben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO gegeben. Ihre Einwilligung ist freiwillig und Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ihre Daten werden dann gelöscht.
Soweit die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO.
Zudem kann unter Umständen die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO i.V.m. § 22 Abs. 1 lit. b BDSG erforderlich sein.
- Kategorien von Empfängern
Folgende Empfänger erhalten Ihre personenbezogenen Daten:
- Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der oben beschriebenen Zwecke benötigen.
- Die Xenios Management GmbH, die Loisium Resort Langenlois Betriebs GmbH, die Ehrenhausen Hotel Betriebs GmbH, die Champagne Hotel Exploitation SAS, die Mayburg Hotel Betriebsgesellschaft mbH, die Four Peaks Hospitality Tegernsee GmbH, die Passanger Hotel Betriebsgesellschaft mbH, die MRP Consult GmbH, die Four Peaks Hospitality GmbH und die mDrei Holding GmbH sind Teil der Unternehmensgruppe Xenios.
Wir geben Ihre Bewerberdaten innerhalb der Unternehmensgruppe an folgende Unternehmen weiter:
- Xenios Management GmbH
- Loisium Resort Langenlois Betriebs GmbH
- Ehrenhausen Hotel Betriebs GmbH
- Mayburg Hotel Betriebsgesellschaft mbH
- Four Peaks Hospitality Tegernsee GmbH
- Passanger Hotel Betriebsgesellschaft mbH
- MRP Consult GmbH
- Four Peaks Hospitality GmbH
- mDrei Holding GmbH
- Zudem geben wir Ihre Daten an Unternehmen und Mitarbeiter:innen von Unternehmen weiter, die in unserem Auftrag weisungsgebunden Daten verarbeiten (Auftragsverarbeiter). Wir setzen solche Dienstleister in den Bereichen IT und Telekommunikation ein. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Internetdienstanbieter sowie der Anbieter des Bewerber:innenmanagement- und -softwaresystems recruitee.
Eine sonstige Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt nur soweit die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
- Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt nicht.
- Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten sechs Monate. Der Fristbeginn ist dabei der Zugang des Ablehnungsschreibens. Dies gilt nicht, wenn Sie uns Ihre Einwilligung zu einer längeren Speicherung (z.B. Aufnahme in einem Bewerbungspool) erteilen. In dem Fall speichern wir die Daten zwei Jahre, sofern Sie die Einwilligung nicht widerrufen.
- Verpflichtung zur Datenbereitstellung personenbezogener Daten
Es ist weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben, dass personenbezogene Daten bereitgestellt werden müssen und es gibt auch keine Verpflichtung dazu. Sollten Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, ist eine Prüfung Ihrer Bewerbung aber nicht möglich.
- Betroffenenrechte
a) Recht auf Widerruf Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 S. 1 DS-GVO
Sie können eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.
b) Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie betreffen. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere Informationen, z. B. die Verarbeitungszwecke, die Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten, die Empfänger und die geplante Dauer der Speicherung bzw. die Kriterien für die Festlegung der Dauer.
c) Recht auf Berichtigung und Vervollständigung nach Art. 16 DS-GVO
Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
d) Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach Art. 17 DS-GVO
Sie haben ein Recht zur Löschung, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Ihre Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig sind, Sie Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung widerrufen haben oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO
Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, z. B., wenn Sie der Meinung sind, die personenbezogenen Daten seien unrichtig.
f) Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
g) Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie können einer Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Dies gilt jedoch lediglich in solchen Fällen, in denen wir eine Datenverarbeitung zur Erfüllung eines berechtigten Interesses vornehmen. Falls Sie einen solchen Grund vortragen können und wir kein zwingendes, schutzwürdiges Interesse an der weiteren Verarbeitung geltend machen können, werden wir diese Daten für den jeweiligen Zweck nicht mehr verarbeiten.
h) Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DS‑GVO
Sie werden keiner ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung Ihrer Daten einschließlich Profiling beruhenden Entscheidung unterworfen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
i) Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO
Sie können jederzeit Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen, beispielsweise wenn Sie der Meinung sind, dass die Datenverarbeitung nicht im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorschriften steht.
Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde für Österreich:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: https://www.dsb.gv.at/https://www.dsb.gv.at/
Reichen Sie eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde für Ihr Land oder Ihre Region oder dort ein, wo ein mutmaßlicher Verstoß gegen geltende Datenschutzgesetze vorliegt. Eine Liste der nationalen Datenschutzbehörden für den EWR finden Sie unter folgendem Link: https://ec.europa.eu/newsroom/article29/items/612080
Data Protection Notice in the Application Process
in accordance with Articles 13 and 14 of the General Data Protection Regulation (GDPR)
Dear Applicants,
We are pleased that you are interested in us and would like to apply. Below you will find information on how we handle the personal data of your application. We explain which categories of data we collect about you, why this is necessary, who receives this data, how long it is stored, and what rights you have regarding your data.
- Controller – Name and Contact Details
Getreidemarkt 14
1010 Vienna
Austria
phone number: 0043 664 436 85 04
email: office@xenios-hospitality.com
- Categories of Personal Data
The following categories of personal data are processed:
- personal data (e.g., first and last name, date of birth, nationality)
- address and contact details (e.g., home address, private phone number, mobile number, and email address)
- educational and professional background data (e.g., professional training, academic background)
- work certificates, qualifications, certificates, and other professional experiences, references
- curriculum vitae (CV) possibly with an application photo
- data collected during correspondence
- other data that you provide to us in your CV or during the application process (e.g., interests, voluntary activities)
- Source of Personal Data
We process personal data that we have received from you as part of your application.
- Purposes and Legal Bases of Processing
We process your personal data in accordance with Article 6 (1) sentence 1 lit. b of the General Data Protection Regulation (GDPR) in conjunction with exclusively for the purpose of filling a position and conducting the application process. This includes, for example, managing your application documents, assessing your qualifications, conducting interviews, and making hiring decisions.
You have the opportunity to apply for a position with us through our career portal. We welcome your application and require certain information from you to determine if we can offer you a suitable position. We only process the personal data you provide when completing your application, including academic titles, name, contact details, interests, resume, cover letter, recommendation letters, and other information and documents you provide or that we obtain from third parties (e.g., search engines, social networks).
For the purposes of applicant search, submission of applications, and selection of applicants, we may use applicant management or recruiting software and platforms and services from third-party providers in compliance with legal requirements.
Please note that your data may be processed by one of our service providers (so-called „processors“; see point 7) on behalf of Xenios. These processors include, in particular, IT service providers, providers of tools and software solutions, and similar service providers. Our processors process your data only in accordance with our instructions and for the purposes stated in this privacy notice. The legal basis for the processing of your personal data is your consent, which you can revoke at any time (Legal basis: Article 6 (1) lit. a GDPR).
Please note that we may have to terminate the application process if you do not provide us with the data required for using the career portal or do not provide it sufficiently. Additionally, we process your data for the duration of the application process and in the event that legal claims can be made against us (at least six months after a rejection due to potential claims under the General Equal Treatment Act (AGG)). Your data may also be stored beyond this period if you consent to further storage. You can apply with us via the following link: https://xenios-hospitality.com/en/jobs/
If you give us consent to process your personal data for inclusion in the applicant pool, the legality of this processing is based on your consent under Article 6 (1) sentence 1 lit. a GDPR. Your consent is voluntary, and you can withdraw it at any time with future effect. Your data will then be deleted.
If disclosure is required to fulfill legal obligations, we process your data in accordance with Article 6 (1) sentence 1 lit. c GDPR.
If necessary, we process your data in accordance with Article 6 (1) sentence 1 lit. f GDPR to protect our legitimate interests. This includes measures for building and facility security or the assertion of legal claims and defense in legal disputes. We also transmit applicant data within our corporate group in accordance with Article 6 (1) sentence 1 lit. f GDPR in conjunction with Recital 48 GDPR. We have a legitimate interest in centrally managing applicant data and, for example, assigning personnel responsible for the application process across the group and transmitting your documents to companies within the corporate group so that they can contact you if interested. You have the right to object to this processing under Article 21 GDPR, see point 10.
In addition, the processing of health data may be required for assessing your ability to work under Article 6 (1) sentence 1 lit. b, 9 (2) lit. h GDPR in conjunction with Section 22 (1) lit. b of the German Federal Data Protection Act (BDSG).
- Categories of Recipients
The following recipients receive your personal data:
- We share your personal data within our company exclusively with the departments and individuals who need this data to fulfill the purposes described above.
- Xenios Management GmbH, Loisium Resort Langenlois Betriebs GmbH, Ehrenhausen Hotel Betriebs GmbH, Champagne Hotel Exploitation SAS, Mayburg Hotel Betriebsgesellschaft mbH, Four Peaks Hospitality Tegernsee GmbH, Passanger Hotel Betriebsgesellschaft mbH, MRP Consult GmbH, Four Peaks Hospitality GmbH, and mDrei Holding GmbH are part of the Xenios Group.
We share your application data within the group with the following companies:
- Xenios Management GmbH
- Loisium Resort Langenlois Betriebs GmbH
- Ehrenhausen Hotel Betriebs GmbH
- Mayburg Hotel Betriebsgesellschaft mbH
- Four Peaks Hospitality Tegernsee GmbH
- Passanger Hotel Betriebsgesellschaft mbH
- MRP Consult GmbH
- Four Peaks Hospitality GmbH
- mDrei Holding GmbH
- Additionally, we share your data with companies and employees of companies that process data on our behalf and under our instructions (data processors). We use such service providers in the areas of IT and telecommunications. The categories of recipients in this case are internet service providers and the provider of the applicant management and software system Recruitee.
Any other data transfer to recipients outside the company occurs only if the transfer is necessary to fulfill legal obligations.
- Transfer to Third Countries
We do not transfer any personal data to third countries.
- Duration of Storage of Personal Data
We retain your personal data for six months, starting from the date of receipt of the rejection letter. This does not apply if you consent to a longer storage period (e.g., inclusion in a candidate pool). In such cases, we will store the data for two years unless you revoke your consent.
- Obligation to Provide Personal Data
There is no contractual or legal requirement to provide personal data, nor any obligation to do so. However, if you do not provide your personal data, we will not be able to consider your application.
- Rights of Data Subjects
a) Right to withdraw your consent under Article 7(3) sentence 1 GDPR
You can revoke your consent to the processing of your personal data at any time with effect for the future. The revocation of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
b) Right of access under Article 15 GDPR
You have the right to obtain confirmation as to whether or not we are processing personal data concerning you. If this is the case, you have the right to access this personal data and to obtain specific information, such as the purposes of processing, the categories of personal data concerned, the recipients, and the envisaged duration of storage or the criteria for determining that duration.
c) Right to rectification and completion under Article 16 GDPR
You have the right to obtain without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning you. Taking into account the purposes of the processing, you also have the right to have incomplete personal data completed.
d) Right to erasure (‚right to be forgotten‘) under Article 17 GDPR
You have the right to obtain the erasure of personal data concerning you if the processing is not necessary. This applies, for example, when your data are no longer necessary for the original purposes, you have withdrawn your consent for data processing, or the data have been unlawfully processed.
e) Right to restriction of processing under Article 18 GDPR
You have the right to obtain restriction of processing, for example, if you believe that your personal data are inaccurate.
f) Right to data portability under Article 20 GDPR
You have the right to receive the personal data concerning you, which you have provided to us, in a structured, commonly used, and machine-readable format.
g) Right to object under Article 21 GDPR
You have the right to object to processing of your personal data for reasons arising from your particular situation. This right applies only in cases where we are processing your data based on a legitimate interest. If you object and we do not have compelling legitimate grounds for processing, we will no longer process the personal data for that purpose.
h) Automated individual decision-making, including profiling, under Article 22 GDPR
You will not be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you.
i) Right to lodge a complaint with a supervisory authority under Article 77 GDPR
You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority at any time, for example, if you believe that the processing of your personal data does not comply with data protection regulations.
Responsible Data Protection Authority for Austria:
Austrian Data Protection Authority
Barichgasse 40-42
1030 Vienna
phone number: +43 1 52 152-0
email: dsb@dsb.gv.at
website: https://www.data-protection-authority.gv.at/https://www.dsb.gv.at/
File a complaint with a data protection authority in your country or region, or where an alleged breach of applicable data protection laws has occurred. For a list of national data protection authorities within the EEA, please visit the following link:
